Hinweis zur elektronischen Kommunikation

E-Mails an die Gemeinde Grammetal

Die Gemeinde bietet die Möglichkeit an, auch in elektronischer Form (per E-Mail) zu kommunizieren. In Bereichen, in denen die Gemeinde nach öffentlichen Rechtsvorschriften tätig wird, richtet sich die elektronische Kommunikation nach dem Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz. Dieses Gesetz sieht vor, dass Dokumente elektronisch übermittelt werden können, soweit der Empfänger hierfür einen sog. Zugang eröffnet hat.

Die Gemeinde hat diesen Zugang mit folgenden Bedingungen bzw. Einschränkungen eröffnet:

1. Dokumente, für die die Schriftform vorgeschrieben ist. – Zugang nicht eröffnet
In einigen Fällen schreibt das Gesetz ausdrücklich vor, dass Dokumente schriftlich übermittelt werden müssen. Grundsätzlich dürfen auch diese Dokumente elektronisch übersendet werden. Sie müssen dann aber mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein.

Die Gemeinde kann aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit überprüfen. Das hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersendet werden können. Dies gilt insbesondere für Widersprüche gegen Entscheidungen der Gemeinde bzw. der Mitgliedsgemeinden im eigenen oder übertragenen Wirkungskreis.

In diesen Fällen ist weiterhin die Papier gebundene Kommunikation (Briefpost, Telefax) anzuwenden. Ein Widerspruch gegen eine Entscheidung der Gemeinde kann auch von den zuständigen Mitarbeiter zur Niederschrift aufgenommen werden. Hierzu müssen Sie persönlich vorsprechen.

2. Dokumente, für die keine Schriftform vorgeschrieben ist. – Zugang eröffnet
Dokumente, für die das Gesetz keine Schriftform vorschreibt, können uns per E-Mail übersandt werden. Dateianhänge müssen allerdings von uns verarbeitet werden können (Einzelheiten hierzu siehe unten). Im Übrigen muss auch bei diesen E-Mails die Authentizität des Absenders gewährleistet sein. In Zweifelsfällen muss die Authentizität einer E-Mail durch eine kurze Rückfrage geklärt werden.

Was muss bei E-Mails an die Gemeinde beachten werden?

Dateiformate:
Es wird empfohlen, den Inhalt einer E-Mail nur im Text-Format zu erstellen. Auf Dateianhänge sollt möglichst verzichtet werden.
Sollen dennoch E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versendet werden, so ist zu beachten, dass wir aus technischen und wirtschaftlichen Gründen nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen können. Folgende Formate werden unterstützt:

– Portable Document Format (.pdf)
– Rich Text Format (.rtf)
– Microsoft-Word (.doc)
– Microsoft-Excel (.xls)
– Dokumente im jpg, gif-Format; speziell für Bilddokumente
– Dokumente im tif-Format, z.B für gescannte Unterlagen

Bei Verwendung abweichender Formate, kann nicht ausgeschlossen werden, dass die E-Mail nicht bearbeitet werden kann.

Sollte eine E-Mail nicht verarbeitet werden können (z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen), erfolgt i.d.R. keine Information an den Absender.

Diese Hinweise gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Gemeinde. Sie gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.

Rückfragen an:
Gemeinde Grammetal, Schloßgasse 19, 99428 Isseroda,
Tel. 03643/83110